Арганізуй справы, пакуль яны не паглынулі цябе!

Уменне правільна абыходзіцца са сваім часам – найлепшы талент і асаблівасць паспяховых людзей. Здольнасць знаходзіць баланс паміж працай і асабістым жыццём робіць нас шчаслівымі.

Прадукцыйнасць кожнага напрамую звязана з тым аб'ёмам працы, які мы выконваем у адзінку часу. Чым больш паспяваем, тым вышэйшая наша асабістая эфектыўнасць і задаволенасць вынікамі.

Але бывае, што справы валяцца як з рога дастатку. Ці пачынаеце вы перажываць, дакараць сабе, працаваць звышурочна, тым самым пазбаўляць сябе спакою і сну, зніжаць сваю прадукцыйнасць, назапашваць стомленасць? Знаёмая сітуацыя? Тады гэты артыкул для вас.

Што такое тайм-менеджмент?

Калі ў сутках не хапае 24 гадзін, скарыстайцеся тэхналогіяй тайм-менеджменту – арганізацыі часу і павелічэння эфектыўнасці яго выкарыстання ( «time management» так і перакладаецца: «арганізацыя часу»).

Проста прачытаць набор рэкамендацый у выпадку з тайм-менеджментам мала. Яго трэба зрабіць сваім крэда, стылем жыцця. Тады, пастаянна карыстаючыся яго тэхнікамі, можна навучыцца ўсё паспяваць: і задачы своечасова рашаць, і мець час на адпачынак і асабістае жыццё. Толькі ўявіце: эфектыўнасць працы аднаго і таго ж чалавека да таго, як ён пачаў займацца тайм-менеджментам, і пасля можа павялічыцца ў два разы пры тых жа выдатках сіл і энергіі.

Міфы пра кіраванне часам

Некаторыя думаюць: для таго, каб шмат паспяваць, трэба шмат працаваць, і ніякія тэхнікі арганізацыі часу тут не дапамогуць. Гэта не так.

Узгадайце свой стан перад сыходам у адпачынак. Апатыя, стомленасць, нежаданне працаваць, цяжкасці з пад’ёмам па раніцах. Знаёма? А ўсё таму, што не выконваецца рэжым працы і адпачынку. Ад гэтага і агіда да працы, і эмацыйнае выгаранне, і жаданне звольніцца і больш ніколі не прыходзіць на абрыдлую працу. Ды і хатнія надакучылі пастаяннымі прэтэнзіямі на недахоп увагі.

А пры правільнай арганізацыі часу такой сітуацыі не здарылася б.

Яшчэ адзін міф у тым, што планіраванне адымае шмат часу і лепш аддаць яго на выкананне задуманага. З гэтым міфам лепш развітацца з дапамогай уласнага вопыту.

Уявіце дзве сітуацыі.

Першая: вы прыходзіце ў панядзелак на працу, усю раніцу бавіце за кубкам кавы і балбатаннем з калегамі, потым узгадваеце, што трэба было зрабіць важны званок (магчыма, паўгадзіны таму), каб дамовіцца аб сустрэчы, якая з-за вашай непамятлівасці можа ўжо і не адбыцца, і вы тым самым страціце стратэгічнага партнёра.

Другая: вы прыходзіце ў панядзелак на працу, адкрываеце спіс задач на дзень, складзены ў пятніцу, своечасова здзяйсняеце дзелавы званок, ладзіце сустрэчу і заручаецеся падтрымкай стратэгічнага партнёра.

У якім выпадку вам пагражае пазбаўленне прэміі ці нават звальненне, а ў якім – прыбаўка да зарплаты ці павышэнне па службе?

Ёсць і такая катэгорыя людзей, якія быццам бы плануюць свой час, пішуць задачы на дзень, але пры гэтым лічаць, што яго выкананне абавязковае цалкам, ад першага і да апошняга пункта, і вельмі хвалююцца і нервуюцца, калі нешта ідзе не згодна з планам. Дык вось, адхіленне ад спісу – гэта абсалютна нармальна і натуральна.

Ну, і апошні зман: час – грошы. Калі ваша праца не звязана з аплатай у залежнасці ад выкананага аб'ёму, то ў вашым выпадку гэта сапраўды міф. А калі вы працуеце на сябе, то ведаеце, што важна не колькасць выдаткаванага на працу часу, а якасць яе выканання.

Структура тайм-менеджменту

Для таго, каб навучыцца кіраваць часам, трэба правесці рэвізію і сумленна адказаць на пытанне: «На што я марную свой час?».

1. Аналіз. Уявіце свой звычайны дзень і падзяліце час на тры часткі выдаткаў:

• Карысны час – той, што вы вылучаеце на дасягненне сваіх мэт, вынікаў. Вы застаяцеся ў плюсе ў дачыненні да ўласнага развіцця і выканання пастаўленых задач.
• Тэхнічны час – расходуецца на падтрыманне жыццядзейнасці арганізма (сон, прыгатаванне ежы, прыборка і г.д.). Сухі астатак нулявы, вы нічога не дасягаеце. Але гэта неабходны час для задавальнення фізіялагічных патрэбаў.
• Марны час, час-паглынальнік – гэта той час, які вы без мэты бавіце ў інтэрнэце, за пустой балбатнёй у працоўны час і г.д. Характарызуецца нулявым сухім астаткам, але, у адрозненне ад папярэдняга пункта, не з'яўляецца неабходным.

2. Мадэліраванне стратэгіі паводзін. З улікам аналізу неабходна выбудаваць мадэль сваіх паводзін такім чынам, каб марны час максімальна перайшоў у катэгорыю карыснага. Гэта значыць пазбавіцца ад паглынальнікаў часу, якія крадуць ваш поспех.
3. Вызначэнне мэты. У кожнага чалавека павінна быць мэта ў жыцці, якая яго вядзе. Без гэтага жыццё становіцца пустым, бессэнсоўным. Таму пастаўце перад сабой мэту і рухайцеся да яе дасягнення. Прычым такім чынам, каб яна адпавядала крытэрыю SMART – была канкрэтнай (specific), вымяралася (measurable), узгаднялася (agreed), дасягальнай (realistic) і агляднай па часе (timed).
4. Планаванне і расстаноўка прыярытэтаў. Менавіта на гэтых двух кітах і трымаецца ўся філасофія тайм-менеджменту. Дзякуючы планаванню часу з'явіцца магчымасць акрэсліць крокі па рэалізацыі пастаўленай мэты, а таксама ацаніць, колькі на гэта спатрэбіцца часу і рэсурсаў. А расстаноўка прыярытэтаў і вылучэнне з усёй плыні найбольш важных дазволіць сканцэнтравацца на сабе і адхіліць мноства непатрэбных спраў і просьбаў.
5. Рэалізацыя. Ідэя сама па сабе, без рэалізацыі, нічога не вартая. Таму неабходна рабіць канкрэтныя крокі па яе ўвасабленні ў жыццё ў адпаведнасці з вызначаным планам.
6. Кантроль дасягнення мэты. Куранят, як вядома, па восені лічаць. Толькі робячы прамежкавыя вынікі, можна зразумець, ці ў правільным кірунку вы рухаецеся, ці не адстаяце вы ад плана, ці патрабуюцца дадатковыя рэсурсы для дасягнення мэты. І, вядома, выніковы кантроль, без якога наогул немагчыма ацаніць паўнату выканання пастаўленых задач.

Такім чынам, мы абмеркавалі арганізацыю часу і ўпарадкаванне планаў. А падрабязней пра тое, як гэтага дасягнуць, мы пагаворым у наступным артыкуле.